Datenschutz & Messenger-Dienste im Unternehmen

Ob mit der Familie, den Arbeitskollegen oder Freunden – Messenger-Dienste wie WhatsApp & Co. sind für viele die ideale Möglichkeit, Nachrichten und Bilder schnell und unkompliziert auszutauschen.

Das ist im privaten Rahmen immer eine persönliche Entscheidung, doch sollte unter Umständen vor der Nutzung immer überprüft werden, was mit den Daten geschieht. Ein Blick in die jeweiligen AGB lohnt sich, um zu erfahren, wie der Messenger-Dienst mit den eigenen Daten umgeht. Bei WhatsApp zum Beispiel, willigt der Kunde mit seiner Nutzung des Dienstes ein, dass der US-Konzern Zugriff auf die gespeicherten Kontakte im Telefon erhält. Und damit sind nicht nur andere WhatsApp-Kontakte gemeint, sondern ALLE Kontakte im Adressbuch.

Nutzung von WhatsApp & Co. im Unternehmen

Was für den privaten Chat gilt, ist dann im Unternehmen natürlich nicht anders. Sind Nummern von Geschäftskunden im Telefon gespeichert, werden diese bei den meisten Anbietern auf Servern in Drittländern außerhalb der EU gespeichert. Auch weitere Daten, wie Geschäftsgeheimnisse (falls diese Gegenstand der Kommunikation waren), versendete Dokumente oder Fotos, können vom Anbieter je nach den AGB zeitweilig auf seinem Server gespeichert werden. Dies ist ohne Einwilligung der Betroffenen/Kunden und ohne exakten Absprachen im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung mit dem Anbieter nach der DSGVO unzulässig.

Können Arbeitnehmer mittels Messenger-Diensten kontrolliert werden?

Die Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Mitarbeiter durch den Arbeitgeber mittels Messenger-Dienst ist bei den meisten Anbietern nicht ausgeschlossen, da hier die Informationen nachvollzogen werden können, wann der Mitarbeiter das letzte Mal online war und wann er die Nachricht gesendet und damit evtl. nicht gearbeitet hat. Kleiner Tipp dazu speziell für WhatsApp-Nutzer: Unter „Einstellungen“ - „Account“ - „Datenschutz“ finden sich verschiedene Einstellungsmöglichkeiten zur Anzeige vom Onlinestatus und weiteren Informationen wie „Standort“ etc.

Können wir den Dienstplan per WhatsApp versenden?

Dienstpläne sollten generell nicht per WhatsApp gesendet werden. Das US-Unternehmen kann eine EU-datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten nicht gewährleisten. Auch ist sicherlich nicht jeder Mitarbeiter, der auf dem Dienstplan steht, damit einverstanden, dass jeder drüber informiert wird, wann er nicht zu Hause ist.

Natürlich gibt es auch EU-datenschutzkonforme Messenger-Dienste, dennoch ist generell von der Vermischung der privaten und dienstlichen Nutzung abzuraten.